Home / Zakelijk / Tips voor een professioneel telefoongesprek

Tips voor een professioneel telefoongesprek

Een telefoniste is het visitekaartje voor ieder bedrijf, een correcte opname van de telefoon is daarom ook een belangrijke factor voor succes. U is een opleiding callcenter natuurlijk de beste manier om de kunst van het telefoneren te leren. Mocht dit voor u toch geen optie zijn, dan staan hier een aantal tips waar u zonder twijfel iets aan hebt.

Laten wachten

Uit de praktijk blijkt dat het het beste is de telefoon op te nemen bij de 3e overgang. Het te snel opnemen van de telefoon kan een schrikeffect veroorzaken. Te langzaam opnemen zorgt dan weer voor een geïrriteerde gesprekspartner. Zorg er dan ook voor dat er voldoende personeel is om de drukke momenten van de dag te compenseren. Als het dan een keer zo is dat een klant te lang in de wacht staat, bied dan even je excuses aan voor het ongemak.

Het gesprek openen

Het gesprek goed openen scheelt al heel veel. Neem de telefoon rustig op zodat de klant je goed kan verstaan en weet met wie men te maken heeft. Groet de klant met een goedendag en noem daarna je naam of bedrijfsnaam en vraag de klant waar je hem mee van dienst kunt zijn.

De houding

Jouw houding is onder andere bepalend voor de stemming van de klant. Schrik niet van een chagrijnige gesprekspartner, neem deze houding ook niet over, zo wordt de ander alleen maar onvriendelijker. Neem dus altijd een positieve houding aan, ongeacht de houding van de persoon aan de andere kant van de lijn.

De spreektoon

Probeer je spreek iets te verhogen als je het einde van een zin nadert. Deze toon is iets toegankelijker voor de luisteraar, zoals een stem die steeds lager wordt. Het is geen goed idee om monotoon te praten. Dit komt heel ongeïnteresseerd over en kan de ander afschrikken.

Glimlachen

Hoewel de persoon aan de andere kant jouw glimlach niet kan zien, het kan zonder twijfel gehoord worden. In praktijk zul je merken dat je toon een stuk aangenamer en vrolijk wordt als je een glimlach op zet. Dit zorgt dus ook voor een positief humeur van je gesprekspartner.

Antwoorden

Zorg dat je antwoorden op veel voorkomende vragen altijd bij de hand hebt. Het komt onprofessioneel over als je de beller moet laten wachten op bepaalde informatie die voor iedere werknemer bekend zou moeten zijn.

De boodschap

Als je een boodschap moet noteren, vraag dan altijd even naar de naam van de beller en noteer het telefoonnummer. Herhaal de gegevens altijd even voor de zekerheid, zo weet je zeker dat alles correct opgeschreven is. Het telefoonalfabet is ook belangrijk om te kennen. Houd een boodschap kort maar krachtig en vraag wanneer nodig aan de beller op welk tijdstip deze het liefst gecontacteerd wilt worden.

De wachtrij

Als je een klant toch even moet laten wachten om wat voor reden dan ook, doe dit dan op een nette manier. Vraag of de klant even een momentje heeft en kondig aan dat deze in de wacht wordt gezet. Probeer deze wachttijd zo snel mogelijk weer te verbreken. Vervolgens bedank je de klant voor het wachten.

Afsluiten

Rond een gesprek uiteindelijk netjes af. Controleer of er nog verdere vragen zin en vertel wat voor actie jij gaat ondernemen. Wens de klant vervolgens een fijne dag toe.

Een telefoniste is het visitekaartje voor ieder bedrijf, een correcte opname van de telefoon is daarom ook een belangrijke factor voor succes. U is een opleiding callcenter natuurlijk de beste manier om de kunst van het telefoneren te leren. Mocht dit voor u toch geen optie zijn, dan staan hier een aantal tips waar u zonder twijfel iets aan hebt. Laten wachten Uit de praktijk blijkt dat het het beste is de telefoon op te nemen bij de 3e overgang. Het te snel opnemen van de telefoon kan een schrikeffect veroorzaken. Te langzaam opnemen zorgt dan weer voor een geïrriteerde…

Review Overview

User Rating: Be the first one !

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten