Home / Internet / Welke voordelen biedt document management software (DMS)?

Welke voordelen biedt document management software (DMS)?

Diverse bedrijven gebruiken tegenwoordig een document management systeem, wat een softwarepakket is. Het staat ook wel bekend als DMS en is bedoeld om documenten te beheren. De document management software maakt het mogelijk om bestanden te maken, archiveren, te delen of simpelweg te bekijken.

Het softwarepakket speelt in op bekende problemen die op de werkvloer voorkomen. De omgang met documenten lijkt een grote uitdaging te vormen want papier is eenvoudig kwijt te raken. Werknemers die hun documenten online bewaren kunnen natuurlijk alsnog de data verliezen. Als een harde schijf stuk gaat, zijn de gegevens niet altijd terug te halen. Document management software zorgt ervoor dat deze problemen niet voorkomen.

Wat voor voordelen biedt een DMS nog meer?

Zoals je kunt lezen zorgen sommige document management systemen ervoor dat documenten veilig worden opgeslagen. Dit geldt alleen als je software gebruikt dat gebaseerd is een op een web browser. Gegevens worden dan namelijk online opgeslagen waardoor er geen schade ontstaat als een laptop kapot gaat. Tevens biedt dit als extra voordeel dat bestanden overal toegankelijk zijn.

Het maakt niet uit welke laptop je gebruikt want je hebt enkel een browser nodig. Veel systemen ondersteunen browser als Google Chrome, Firefox en Internet Explorer. Een DMS zorgt voor besparingen op uitgaven zoals magazijnruimte en papier. Je hoeft minder te printen en zult slechts een kleine investering maken voor de aanschaf van het document management systeem.

Ook de productiviteit van het personeel wordt verhoogd. Wanneer de documenten een goede opmaak krijgen zoals een duidelijke bestandsnaam wordt het voor het personeel makkelijk gemaakt om documenten terug te vinden. Het is mogelijk om enkele of alle medewerkers toegang te verlenen tot de bestanden.

Wat is van belang bij de aanschaf van een DMS?

Sommige aanbieders bieden de mogelijkheid om document management software naar eigen wens aan te passen. Afhankelijk van de aanbieder is het mogelijk om een persoonlijk pakket te laten ontwikkelen. Er zijn ook een aantal standaard dingen waar je naar moet kijken bij de aanschaf van een softwarepakket. Bekijk bijvoorbeeld of het aantal gebruikers aan je eisen voldoet.

Tevens is het verstandig om een pakket uit te zoeken dat gebaseerd is op een web browser. Zoals eerder aangegeven kun je dan op elk moment toegang krijgen tot de bestanden. Gebruiksvriendelijkheid is belangrijk omdat werknemers dan sneller kunnen wennen. Het is van belang dat een DMS eenvoudig documenten kan creëren, delen en bekijken. Om er achter te komen of het aan je wensen voldoet kan je wellicht een proefversie aanvragen.

Diverse bedrijven gebruiken tegenwoordig een document management systeem, wat een softwarepakket is. Het staat ook wel bekend als DMS en is bedoeld om documenten te beheren. De document management software maakt het mogelijk om bestanden te maken, archiveren, te delen of simpelweg te bekijken. Het softwarepakket speelt in op bekende problemen die op de werkvloer voorkomen. De omgang met documenten lijkt een grote uitdaging te vormen want papier is eenvoudig kwijt te raken. Werknemers die hun documenten online bewaren kunnen natuurlijk alsnog de data verliezen. Als een harde schijf stuk gaat, zijn de gegevens niet altijd terug te halen. Document…

Review Overview

User Rating: Be the first one !

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten